La Polonia ha avviato uno dei più rilevanti processi di digitalizzazione fiscale degli ultimi anni introducendo il Krajowy System e-Faktur (KSeF), il sistema nazionale di fatturazione elettronica centralizzata.
Il progetto è gestito dal Ministero delle Finanze polacco (Ministerstwo Finansów) e dalla Krajowa Administracja Skarbowa, con l’obiettivo di standardizzare, monitorare e automatizzare i flussi di fatturazione IVA.
Per le imprese italiane operative in Polonia, il KSeF rappresenta un cambiamento strutturale paragonabile all’introduzione del Sistema di Interscambio (SDI) in Italia, con implicazioni operative, tecniche e fiscali rilevanti.
Avvertenza importante
Il presente articolo ha esclusivamente finalità informative e divulgative.
Non costituisce una guida ufficiale del Ministero delle Finanze polacco, né una consulenza fiscale, legale o contabile personalizzata.
La normativa sul Krajowy System e-Faktur (KSeF) è complessa, soggetta a interpretazioni applicative e a possibili aggiornamenti da parte delle autorità fiscali polacche. Le modalità di utilizzo del sistema possono inoltre variare in base alla tipologia di impresa, al settore di attività e alla struttura organizzativa.
Per una corretta applicazione degli obblighi fiscali e per valutare l’impatto sulla propria attività, è sempre necessario rivolgersi a un commercialista o consulente fiscale esperto della normativa polacca, possibilmente con esperienza in contesti internazionali e con imprese italiane operanti in Polonia.
Le informazioni ufficiali e aggiornate sono disponibili esclusivamente sui siti governativi, in particolare:
Che cos’è il KSeF
Il KSeF è un sistema informatico governativo attraverso il quale devono transitare le fatture elettroniche emesse da soggetti IVA polacchi.
La fattura non viene più semplicemente inviata al cliente, ma trasmessa al sistema centrale, che ne verifica la struttura e la rende disponibile al destinatario.
La fattura KSeF:
- è un documento XML strutturato;
- segue uno schema logico ufficiale definito dal Ministero delle Finanze;
- viene considerata fiscalmente emessa solo dopo l’accettazione da parte del sistema.
La documentazione ufficiale sul formato XML (schema FA(3)) è disponibile sul sito del Ministero.
Quando diventa obbligatorio e per chi
L’obbligo di utilizzo del KSeF è stato introdotto tramite modifica della legge polacca sull’IVA (ustawa o VAT), pubblicata dal Ministero delle Finanze.
Il calendario ufficiale di entrata in vigore prevede:
- dal 1° febbraio 2026 l’obbligo per i grandi contribuenti;
- dal 1° aprile 2026 per la maggior parte dei soggetti IVA;
- dal 1° gennaio 2027 per le micro-imprese con volumi ridotti.
Il quadro normativo e le date aggiornate sono pubblicate sul portale governativo.
Anche i soggetti non ancora obbligati all’emissione dovranno comunque essere in grado di ricevere fatture tramite KSeF, poiché la ricezione diventa generalizzata.
Come funziona il KSeF nella pratica
Dal punto di vista operativo, il KSeF si inserisce direttamente nei processi amministrativi dell’azienda.
La fattura viene generata nel sistema contabile aziendale o tramite strumenti ufficiali, quindi inviata al KSeF.
Il sistema:
- controlla la struttura del file;
- assegna un numero identificativo KSeF;
- rende la fattura disponibile al destinatario;
- la archivia automaticamente per i termini previsti dalla normativa fiscale.
La data di emissione coincide con la data di accettazione da parte del KSeF, come chiarito dal Ministero delle Finanze.
Attivazione dell’accesso e generazione dei certificati
Per operare nel KSeF è necessario autenticarsi e definire chi è autorizzato ad agire per conto dell’impresa.
L’accesso può avvenire tramite:
- Profilo Fiduciario (Profil Zaufany),
- firma elettronica qualificata,
- certificato per integrazione tecnica.
Generazione del certificato KSeF
Il certificato KSeF è indispensabile per l’uso delle API e per l’integrazione con software contabili ed ERP.
La procedura ufficiale, descritta dal Ministero delle Finanze, prevede:
- accesso al portale da parte del rappresentante legale;
- creazione del certificato o token identificativo;
- attribuzione dei diritti (emissione, ricezione, consultazione);
- utilizzo del certificato nei sistemi informatici aziendali.
Per delegare terzi (commercialisti, consulenti, provider IT) è necessario utilizzare il modulo ZAW-FA, pubblicato sul portale fiscale.
Integrazione del KSeF nei sistemi aziendali
Le imprese possono utilizzare il KSeF:
- tramite strumenti gratuiti ufficiali messi a disposizione dall’amministrazione fiscale;
- oppure tramite integrazione diretta via API con il proprio software gestionale.
Le specifiche tecniche delle API sono pubblicate dal Ministero delle Finanze e aggiornate regolarmente.
Per le aziende italiane già abituate alla fatturazione elettronica tramite SDI, l’integrazione del KSeF rappresenta un’evoluzione tecnica gestibile, soprattutto se supportata da consulenti fiscali e IT con esperienza transfrontaliera.
Analogie con il sistema italiano di fatturazione elettronica
Il modello KSeF segue una logica molto simile a quella italiana:
- sistema centrale governativo;
- formato XML obbligatorio;
- validazione preventiva;
- conservazione digitale automatica;
- controllo in tempo reale dei flussi IVA.
Questa analogia rende il passaggio più comprensibile per le imprese italiane attive in Polonia, pur con differenze normative e tecniche specifiche.
Perché è rilevante per gli italiani in Polonia
Per imprenditori e professionisti italiani, il KSeF è un elemento chiave della compliance fiscale in Polonia.
Una gestione corretta del sistema riduce il rischio di errori e sanzioni e facilita i rapporti con l’amministrazione fiscale.
Temi come questo sono di particolare interesse per la comunità italiana e vengono approfonditi anche da realtà informative e istituzionali come Comites Polonia, che svolgono un ruolo di orientamento per chi vive e lavora in Polonia.
FAQ – Domande frequenti sul KSeF
L’obbligo entrerà in vigore progressivamente tra il 2026 e il 2027 secondo le categorie previste dalla legge IVA polacca.
Tutti i soggetti con partita IVA registrata in Polonia che emettono o ricevono fatture.
No, per le operazioni soggette a KSeF è valida solo la fattura XML accettata dal sistema.
No, ma l’integrazione via API è consigliata per le aziende strutturate.
Sì, la normativa IVA prevede sanzioni amministrative per mancato o errato utilizzo del KSeF dopo l’entrata in vigore dell’obbligo.
